「AIで資料を作ったのはいいけど、どれがどれだか分からなくなった」
そう感じたことはありませんか。
先に結論を書きます。
それ、AIのせいではなく、タイトルの付け方のせいです。
資料が増えて困るのは、AIが優秀すぎるからではありません。
この記事でお伝えしたいこと
AIで資料を作れば作るほど、あとで見分けがつかなくなって困った、という体験談です。
解決策は難しいことではありません。タイトルに「内容の要約」と「日付」を入れるだけです。
NotebookLMで、まさに資料を作りすぎました
私はNotebookLMをよく使います。
リサーチをまとめたり、資料を作ったりするのに便利だからです。
ただ、使えば使うほど、資料はどんどん増えていきます。
気づけば、似たような内容の資料が何個も並んでいて、どれが最新でどれが今必要なものなのか、見分けがつかなくなっていました。
資料が増えて困るのは、AIの量産スピードではなく、自分がつけた「見分けるルール」の問題でした。
生成AIは「作る」までしかやってくれない
AIに任せれば、整理までうまくやってくれると思っていました。
でも実際は違いました。
生成AIがやってくれるのは、資料を作るところまでです。
その資料をあとで自分が迷わず見分けられるかどうかは、作るときにこちらがどう名付けたかで決まります。
資料が増えて困るかどうかは、AIの量産スピードではなく、自分がつけた「見分けるルール」で決まる。
そう気づきました。
私がやっているタイトルの付け方
私は、「内容を一言で要約した言葉」＋「日付」でタイトルをつけるようにしています。
こうすると、タイトルを見ただけで中身をすぐ思い出せます。
日付が入っているので、いつ頃作ったものなのかも一目で分かります。
あとから同じテーマで新しい資料を作ったときも、日付を見比べれば、どちらが新しいかすぐに判断できます。
ルールはこれだけ
「何についての資料か」と「いつ作ったか」の2つを、タイトルに必ず入れる。
これを決めてから、資料が増えても迷わなくなりました。
今日からできる小さな行動
すでに資料が増えてしまっている方は、全部を今すぐ整理し直す必要はありません。
次にAIで何か資料を作るときから、タイトルに「内容の要約」と「日付」を入れてみてください。
それだけで、半年後の自分が探すときに、だいぶ楽になるはずです。
まとめ｜資料が増えて困るのは、AIではなくタイトルの付け方のせい
この記事のポイント
- NotebookLMを使えば使うほど、似たような資料が増えて見分けがつかなくなった
- AIがやってくれるのは資料を「作る」ところまでで、「見分ける仕組み」は自分で用意する必要がある
- 「内容を一言で要約した言葉」＋「日付」でタイトルをつけるようにしたら、迷わなくなった
- 今すぐ全部を整理し直す必要はなく、次に作る資料からルールを適用すればよい
群馬県を拠点に、個人事業主・フリーランス・家族経営の方たちのAI活用を支援しています。
「AIで作ったものがどんどん増えて、管理しきれなくなった」という声は、実際によく聞きます。
ご自身の事業に合った資料の整理ルールを、一緒に考えることもできます。
よくある質問
Q. すでに増えてしまった資料も、今から整理し直すべきですか。
今すぐ全部をやり直す必要はありません。
次に作る資料から、タイトルに「内容の要約」と「日付」を入れることを試してみてください。
Q. NotebookLM以外のAIツールでも同じ方法は使えますか。
使えます。
AIが資料や文章をどんどん作ってくれるツールであれば、同じ考え方で応用できます。
Q. タイトルを日本語でつけるか、英語でつけるかは迷います。
どちらでも構いません。
大切なのは、自分があとで見たときに、内容と時期がすぐ分かるかどうかです。
